Fallstudien
Wochenplanung mit digitaler Montagemappe für Ried-Blitzschutz GmbH
Wie eine Web‑App die Einsatzplanung und den Austausch von Unterlagen zwischen Büro und Baustelle revolutioniert hat.
Der Kunde:
Ried-Blitzschutz GmbH
Seit über 40 Jahren ansässig in Hünstetten (bei Limburg, Hessen) mit ca. 70 Mitarbeitern: Planung, Errichtung und Instandsetzung von Blitzschutzanlagen - bundesweit.
Digitale Herausforderungen:
- Intuitive Einsatzplanung (Koordination der Baustellen)
- Austausch von Unterlagen zwischen Büro und Baustelle
- Erfassung der Leistungen auf der Baustelle
Das Problem:
Als Unternehmen mit zahlreichen Mitarbeitern in der Verwaltung und der Ausführung (Montage) stand die Firma Ried-Blitzschutz vor der Herausforderung, die Planung und Kommunikation zwischen diesen beiden Instanzen zu systematisieren und dabei wichtige, betriebswirtschaftliche Kennzahlen überwachen beziehungsweise auswerten zu können.
Wie in vielen anderen Unternehmen auch entstand vor langer Zeit eine Lösung auf Basis von Microsoft Word und Excel. Dort wurden die Einsätze der nächsten Wochen geplant und Leistungen vor Ort zur Abrechnung erfasst. Durch die manuelle Übertragung und Kontrolle war das ein extrem zeitaufwendiger Prozess.
Zusammenarbeit:
Im Rahmen des Workshops analysierte GITIS gemeinsam mit der Geschäftsführung die bestehenden Abläufe – von der Einsatzplanung bis zur Abrechnung. Im Anschluss wurde eine Web‑App speziell für die Anforderungen des Unternehmens entwickelt.
Die Funktionen der App:
- Einfache und intuitive Planung von Montageeinsätzen
- Wochenbasierte Übersicht mit Drag & Drop Schnell-Funktionen
- Filesharing-Plattform: Automatische Freigabe der digitalen Montagemappe an Projektbeteiligte
- Erfassung der Leistungen auf der Baustelle auf Basis des Lieferscheins aus dem Sage HWP System
Das Ergebnis:
Mit der Web‑App von GITIS spart die Ried-Blitzschutz GmbH täglich mehrere Stunden Arbeitszeit – durch automatisierte Einsatzplanung, zentrale Dokumentenbereitstellung und digitale Leistungserfassung direkt auf der Baustelle.
Gleichzeitig laufen die Prozesse deutlich sicherer ab: Fehlerquellen, die früher durch manuelle Übertragungen entstanden sind, wurden nahezu vollständig eliminiert. Das sorgt nicht nur für reibungslose Abläufe, sondern auch für eine zuverlässige Abrechnung und eine bessere Auslastung des Teams.
Effizientere Einsatzplanung:
Kapazitätsengpässe werden frühzeitig erkannt, sodass mehr Einsätze bei weniger Stress durchgeführt werden können. Voreingestellte Daten vereinfachen die Verwaltung.
Zentrale File-Sharing-Plattform:
Alle Projektbeteiligten haben automatisierten Zugriff auf aktuelle Unterlagen – direkt in der Web‑App, ohne externe Tools wie Google Drive, OneDrive oder iCloud. Das spart nicht nur täglich mehrere Stunden bei der Suche nach Dokumenten, sondern reduziert auch Lizenzkosten und erhöht die Datensicherheit.
Tagesgenaue Leistungserfassung:
Monteure können direkt vor Ort Leistungen erfassen und Abnahmedokumente erstellen. Kunden erhalten automatisch einen detaillierten und rechtssicheren Tätigkeitsbericht.
Echtzeit-Überwachung der Kennzahlen:
Geschäftsführung und Projektleitung können den Projektfortschritt sowie wichtige Kennzahlen auf einen Blick verfolgen und fundierte Entscheidungen treffen – ohne manuelle Excel-Reports.
Im Gespräch mit Holger Ried, Geschäftsführer Ried-Blitzschutz GmbH:
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Mehr InformationenProjekt-Management mit Freelancer-Datenbank und Ausschreibungen für NEVOTEC IT-Service GmbH
Wie eine Web‑App das Projekt-Management, die Angebotserstellung und die Bewerbungen auf ausgeschriebene Projekte im großen Stil vereinfacht – und dabei den Umsatz innerhalb 3 Jahre verdoppelt hat.
Der Kunde:
NEVOTEC IT-Service GmbH
Seit mehr als 12 Jahren ansässig in der Kurstadt Bad Vilbel (bei Frankfurt) mit mehr als 20 Mitarbeitern: Planung, Durchführung und Support von IT-Service-Dienstleistungen - bundesweit.
Digitale Herausforderungen:
- Zentrale Freelancer- / Mitarbeiter-Datenbank
- Projekt-Management mit Freelancern und Festangestellten
- Überwachung und Abrechnung von Projekten und Einsätzen
Das Problem:
Wie die meisten Unternehmen hat auch NEVOTEC seinen Betrieb mithilfe von einfachen Standard-Tools wie Microsoft Excel und Outlook begonnen. In den Folgejahren wurde diese Art des Projekt-Managements immer mehr zur Herausforderung und Blockade im Tagesgeschäft, was eine operative Skalierung des Geschäftsmodells deutlich erschwerte.
Insbesondere der Einsatz von Freelancern wurde mit steigender Anzahl laufender Projekte schwierig zu koordinieren, zu überwachen und abzurechnen.
Das Herausfiltern geeigneter Kandidaten aus dem bestehenden Pool kostete viel Zeit und war mit hohem, manuellen Arbeitsaufwand verbunden. Auch das Eintragen neuer Bewerber sollte nicht mehr manuell, sondern systematisch als „Self-Service“ erfolgen.
Zusammenarbeit:
GITIS hat die Problemstellung und die Anforderungen der Firma NEVOTEC im Rahmen des Workshops analysiert und eine Lösung auf Basis einer Web‑App vorgestellt.
Die Funktionen der App:
- Freelancer-Datenbank mit fortgeschrittenen Filterfunktionen
- Projekt-Management mit Freelancer-Einsatzplanung
- Flexible Abrechnungsfunktionalitäten
- Projektausschreibungen auf der Webseite veröffentlichen
- Statistische Auswertung wirtschaftlicher Kennzahlen (KPIs)
Das Ergebnis:
Mit der neuen Softwarelösung spart NEVOTEC wertvolle Zeit bei der Auswahl von Kandidaten, der Projektabrechnung und dem Bewerber-Management und konnte so die Umsätze innerhalb von 3 Jahren mehr als verdoppeln!
Schnelle Kandidatenfindung:
NEVOTEC Projekt-Manager finden dank fortschrittlicher Filterfunktionen schnell passende Kandidaten und können diese direkt für Projekte anfragen.
Individuelle Projektabrechnung:
Monatliche Abrechnungen basierend auf Stundensätzen und Projektkosten sind einfach zu erstellen und bieten umfassende statistische Auswertungen.
Automatisierte Projektausschreibungen:
Projektanfragen werden direkt auf der Webseite veröffentlicht und neue Bewerber fügen sich nahtlos in die Datenbank ein. Duplikate werden automatisch aussortiert.
Echtzeit-Überwachung der Kennzahlen:
Wichtige wirtschaftliche Kennzahlen wie Umsatz, Gewinn und Top-Mitarbeiter sind jederzeit übersichtlich abrufbar und ermöglichen eine proaktive Steuerung des Unternehmens.
Im Gespräch mit Tomislav Bukac, Geschäftsführer NEVOTEC IT-Service GmbH:
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Mehr InformationenTomislav Bukac, Geschäftsführer der NEVOTEC IT-Service GmbH, über die Zusammenarbeit mit GITIS:
Mit GITIS und Herrn Grimm an unserer Seite konnten wir ein zentrales Projekt realisieren, das für unsere Kundenansprache und das Bewerbermanagement gleichermaßen essenziell ist.
Unsere neue Webseite sollte nicht nur visuell überzeugen, sondern auch funktional höchsten Ansprüchen genügen – mit direkter Anbindung an unsere Projekt-Management-Software, automatisierter Darstellung offener Ausschreibungen und einem durchdachten Bewerbungsprozess. GITIS hat diese Anforderungen mit großer Sorgfalt und technischem Know-how umgesetzt.
Besonders wertvoll war die Entwicklung einer bidirektionalen Schnittstelle, die es ermöglicht, Ausschreibungen und Bewerberdaten nahtlos zwischen Webseite und interner Software zu übertragen – inklusive DSGVO-konformer Kommunikation.
Das Ergebnis spricht für sich: Deutlich mehr Bewerbungen auf unsere Projekte und eine spürbare Entlastung bei der Verwaltung unserer Freelancer-Datenbank.
Wir schätzen die lösungsorientierte Zusammenarbeit sehr und freuen uns auf die kommenden Schritte.
Projekte Dashboard mit Projektverlauf und Fahrzeug-Tracking für Ried-Blitzschutz GmbH
Wie eine Web‑App die Projektübersicht und -verfolgung in Kombination mit Fahrzeugortung von Fleetize endlich praxistauglich gemacht hat.
Der Kunde:
Ried-Blitzschutz GmbH
Seit über 40 Jahren ansässig in Hünstetten (bei Limburg, Hessen) mit ca. 70 Mitarbeitern: Planung, Errichtung und Instandsetzung von Blitzschutzanlagen - bundesweit.
Digitale Herausforderungen:
- Einfache, aber ausführliche Projektübersicht
- Nachverfolgbarkeit der Aktivitäten im Projektablauf
- Automatische Zeiterfassung der Monteure
Das Problem:
Als Unternehmen mit 40 Jahren Erfahrung im Projektgeschäft - davon ca. 30 Jahre mit computergestützten Abläufen - wird die Übersicht und die Nachverfolgbarkeit von Projekten mit bestehenden Standard-Lösungen zunehmend zu einer Herausforderung.
Die Folge:
Zeitintensive und nervenaufreibende Recherche zu Projektabläufen, welche die Mitarbeiter von produktiven Aufgaben abhalten.
Eingesetzt wird das Warenwirtschaftssystem Sage HWP, welches keine zureichenden Projektverfolgungs- und Filter-Funktionen bietet. Das System soll bestehen bleiben, aber mit einer Web‑App erweitert werden.
Zusammenarbeit:
GITIS hat die Problemstellung und die Anforderungen der Firma Ried-Blitzschutz im Rahmen des Workshops analysiert und eine Lösung auf Basis einer Web‑App vorgestellt.
Die Funktionen der App:
- Dashboards mit zahlreichen Filter-Funktionen
- Projekt-Journal: Protokollierung aller Ereignisse
- Projekt-Detailansicht: Informationen aus allen Drittanbietersystemen auf einen Blick
- Auswerten von Zeiterfassungsdaten aus Drittsystemen
Das Ergebnis:
Durch die neue Lösung kann die Ried-Blitzschutz GmbH ihre Projekt- und Zeiterfassung automatisieren, die Performance einzelner Mitarbeiter schnell auswerten und wirtschaftliche Kennzahlen in Echtzeit überwachen, wodurch wertvolle Zeit gespart und fundierte Entscheidungen getroffen werden.
Zentrale Projektübersicht:
Alle Projektdaten werden zentral aufbereitet und mit erweiterten Filter-Funktionen leicht auffindbar, was das Projektmanagement effizienter gestaltet.
Automatische Zeiterfassung:
Zeiterfassungsdaten aus Drittsystemen werden automatisch synchronisiert und Mitarbeitern zugeordnet, was täglich mehrere Stunden Arbeit spart und eine zentrale Datenabfrage ermöglicht.
Individuelle Performance-Auswertung:
Die Performance einzelner Mitarbeiter und Teamleiter wird in Echtzeit angezeigt, Bonuszahlungen werden automatisiert berechnet – eine Aufgabe, die früher mehrere Tage in Anspruch nahm.
Echtzeit-Überwachung der Kennzahlen:
Dashboards bieten der Geschäftsleitung klare Einblicke in die wirtschaftliche Situation und ermöglichen fundierte, unternehmerische Entscheidungen.
Im Gespräch mit Holger Ried,
Geschäftsführer Ried-Blitzschutz GmbH:
Die Firma GITIS, vertreten durch Herrn Grimm, unterstützt uns in hervorragender Weise bei der Implementierung eines umfassenden Reporting-System für unsere vielfältigen Vorgänge auf Basis der von uns angewandten ERP-Software.
Dadurch können die betriebswirtschaftlichen Abläufe nunmehr wesentlich aussagefähiger und zeitnaher ausgewertet werden. Weiterhin ist es durch Herrn Grimm in mehrjähriger Entwicklungsarbeit möglich geworden aufwändige Wartungsdokumentationen für unsere Kunden deutlich effektiver und sicherer zu erstellen.
Die persönliche Verfügungsbereitschaft von Herrn Grimm sucht seinesgleichen.
Vielen Dank für die bisherige Zusammenarbeit und auf ein weiterhin gutes Zusammenwirken.
